MON PORTAIL

Registre des traitements spéciaux du personnel (2020)

Pour l'établissement de ce registre des traitements nous nous sommes basés sur la norme simplifiée n° 46 concerne la gestion des ressources humaines des organismes publics et privés.

Le traitement doit avoir pour finalités la gestion administrative des personnels (dossier professionnel, annuaires, élections professionnelles…) ; la mise à disposition d’outils informatiques (suivi et maintenance des matériels, annuaires informatiques, messagerie électronique, intranet…); l’organisation du travail (agendas professionnels, gestion des tâches) ; la gestion des carrières (évaluation, validation des acquis, mobilité…) ; la formation des personnels.

Dorénavant, le mot d’ordre est la responsabilisation des entités qui (sous)-traitent des données à caractère personnel. Dès lors, grâce à la bonne tenue de ce registre, celles-ci disposeront d’une vue d’ensemble des opérations de traitement, leur permettant de maîtriser et de contrôler leur conformité avec les nouvelles obligations légales. Le registre des traitements est, par conséquent, un outil précieux de mise en conformité et généralement un bon point de départ pour entamer celle-ci.

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

Vidéosurveillance dans un lieu non accessible au public avec dispositif permettant de conserver ou d'enregistrer les images dans des traitements informatisés ou des fichiers structurés qui permettent d'identifier les personnes.

Catégories de personnes concernées par le traitement

Le responsable du traitement

Visiteurs externes

Le travailleur

Le candidat

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Images vidéo

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

6 mois à compter de leur collecte

2 semaines à compter de leur collecte

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Le responsable de la sécurité de l’organisme.

Les personnes habilitées par l’employeur dans le cadre de leurs fonctions dans la mesure où elles ont été formées et sensibilisées aux règles de mise en œuvre d’un système de vidéosurveillance.

Autres (à spécifier)

Méthodes de collecte des données

Matériel d'enregistrement

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

Respect d’une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés

Suivi et facturation d’une prestation de transport de personnes ou de marchandises ou d’une prestation de services directement liée à l’utilisation du véhicule

Sûreté ou sécurité de l’employé lui-même ou des marchandises ou véhicules dont il a la charge

Meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence

Suivi du temps de travail, lorsque ce suivi ne peut être réalisé par d’autres moyens

Catégories de personnes concernées par le traitement

Le travailleur

Le responsable du traitement

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Identification de l'employé : nom, prénom, coordonnées professionnelles, matricule interne, numéro de plaque d'immatriculation du véhicule

Données relatives aux déplacements des employés : données de localisation issues de l'utilisation d'un dispositif de géolocalisation, historique des déplacements effectués

Données complémentaires associées à l'utilisation du véhicule : vitesse de circulation du véhicule, nombre de kilomètres parcourus, durées d'utilisation du véhicule, temps de conduite, nombre d'arrêts.

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

2 mois

1 an si une réglementation spécifique le prévoit

1 an si une telle conservation est rendue nécessaire à des fins de preuve de l'exécution d'une prestation, lorsqu'il n'est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel

Les personnes qui coordonnent, planifient ou suivent les interventions, celles qui sont chargées de la sécurité des biens transportés ou des personnes

Autres (à spécifier)

Méthodes de collecte des données

Application Mobile

Application Portal

GPS

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

La formation des employés

L'évaluation des employés

L'amélioration de la qualité du service

Catégories de personnes concernées par le traitement

Le travailleur

Le candidat

Le responsable du traitement

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Les données d’identification de l’employé et de l’évaluateur

Les informations techniques relatives à l’appel (date, heure et durée de l’appel)

L’évaluation professionnelle de l’employé

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

6 mois à compter de leur collecte

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel

Les supérieurs hiérarchiques des employés concernés, à l'exclusion des données relatives à l'action sociale directement mise en oeuvre par l'employeur

Les instances représentatives du personnel : après recueil de l'accord exprès des intéressés, coordonnées professionnelles des employés et données strictement nécessaires à leur représentation

Les délégués syndicaux : coordonnées professionnelles des employés après accord formalisé avec l'employeur et recueil de l'accord exprès des intéressés, et données strictement nécessaires à la défense des intérêts des employés

Autres (à spécifier)

Méthodes de collecte des données

Application Mobile

Application Portal

Matériel d'enregistrement

Téléphone

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

Le contrôle des accès à l'entrée et dans les locaux limitativement identifiés par l'organisme comme devant faire l’objet d’une restriction de circulation, à l’exclusion de tout contrôle des horaires des employés ;

Le contrôle des accès à des appareils et applications informatiques professionnels limitativement identifiés de l'organisme, à l'exclusion de tout contrôle du temps de travail de l'utilisateur.

Catégories de personnes concernées par le traitement

Le travailleur

Le responsable du traitement

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

L’identité : nom, prénom, photographie et gabarit de la caractéristique biométrique, clé biométrique résultat du traitement des mesures par un algorithme (et non une image ou une photographie de cette caractéristique), numéro d'authentification ou numéro de support individuel, coordonnées ;

La vie professionnelle : numéro de matricule interne, corps ou service d'appartenance, grade, nom de l’employeur ;

Le déplacement des personnes : porte utilisée, zones et plage horaire d'accès autorisées, date et heure d'entrée et de sortie

En cas d'accès à un parking : numéro d'immatriculation du véhicule, numéro de place de stationnement

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Les personnes habilitées du service ou de l'organisme gérant le restaurant d'entreprise ou administratif peuvent avoir connaissance des données suivantes : identité (à l'exception du gabarit du contour l'organisme gérant le restaurant d'entreprise de la main et du code d'authentification) et informations en relation avec la gestion de la restauration.

Les personnes habilitées du service gérant la sécurité des locaux données peuvent avoir connaissance des données suivantes : identité (à l'exception du gabarit de la biométrie utilisée et du code d'authentification), plages horaires autorisées, déplacement des personnes, vie professionnelle et informations en relation avec la gestion du parking ou des locaux.

Les personnes habilitées du service du personnel peuvent avoir connaissance des données suivantes : identité (à l'exception du gabarit de la biométrie utilisé et du code d'authentification), vie professionnelle, déplacement des personnes et informations en relation avec la gestion du parking

Autres (à spécifier)

Durées de conservation des données

Le temps de l’habilitation de la personne concernée

3 mois après le départ des personnes disposant d’une habilitation d’accès ponctuelle.

Si autre, précisez:

Méthodes de collecte des données

Application Mobile

Application Portal

Terminal biométrique de contrôle d'accès

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

MON PORTAIL

Registre des traitements spéciaux du personnel (2020)

La vidéosurveillance – vidéoprotection au travail:

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du traitement des données sensibles :

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Géolocalisation des véhicules des employés

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du traitement des données sensibles :

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Ecoute et enregistrement des conversations téléphoniques sur le lieu de travail

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du traitement des données sensibles :

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Contrôle d’accès sur les lieux de travail, avec conservation des gabarits biométrique en base

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Durées de conservation des données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du traitement des données sensibles :

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles :

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles :

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles :

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles :

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.